合同阶段预防办公室房屋租赁法律风险的主要措施

由于市场交易即时性，房源信息不对称，合同约定的模糊性与承租方签约时未尽审慎义务，致使承租房屋被告知为违章建筑或出租方主体不适格而影响合同效力；或签约后发现无法注册公司；或承租面积与实际需求不一致，无法实现承租目的；或因对押金返还，租金计算标准及拆迁补助约定不明卷入诉讼；或承租方因装修承诺恢复原状约定而付出高额的赔偿。这些风险屡见不鲜，每时每刻发生在一次次的商业租赁合同中。

签约前

签约前尽调是指对意向房源的调查。房源的获取有两种途径：

一是自寻，即承租方自己寻找合适的房源；

二是“外援”，即委托中介公司。无论哪种方式，对房屋的调查均需现场查询出租方产权证明文件，包含房产证原件/原始购房合同的产权方与身份证原件/营业执照复印件加盖公章信息是否一致。若不一致，是否存在代理/转租关系，若存在，则需要提供授权书原件/同意转租声明（加转租方与产权方的租赁合同）原件以及代理人/转租方个人身份信息原件，尤其重点关注授权书的授权期限是否已过时效，委托人与代理人笔迹是否存在一致性及转租的原租赁合同租期能否完全覆盖现租期；核对产权人之后，需要核对意向房屋的用途及土地用途，确保房屋为商业，土地为非住宅，否则承租方可能面临无法注册营业执照的风险以及非法使用房屋的风险；最后核对房本上是否存有抵押信息。若有，需抵押人签署《抵押人承诺函》保证承租方的利益不受损失，因为先抵后租，承租方不受法律的保护。当抵押权人主张抵押权时，承租方会面临无法继续使用承租房屋的风险。当对房产证记载的人、房信息核实无误后，需根据自身办公需要，比如用电量、用水量、电话量等容量，意向房屋是否满足需求；电梯和空调的使用时间能否满足办公需求；若上述需求现无法满足，是否之后可满足，不满足是否乙方享有免责解约的权利；以及是否提供停车位，是否收费。除此之外，若通过中介寻找房源，首要审查中介方资质，通过天眼查/企查查或工商行政管理机关查询所选中介机构的登记情况、信用情况及诉讼情况，选择合法信誉度高且对房源有保证的中介公司。自身对房屋要进行实地考察，切勿轻信中介公司从业人员对房屋的描述，否则会面临房屋产权不清晰，房屋质量不合格无法实现承租目的，租金押金等费用被卷跑，租期未到被要求腾房等风险。其次，审查中介公司与产权人的代理协议，了解代理时间，从而确定中介公司有权签订合同；最后，要慎签《独家委托协议》，一经签署，意味着承租方若通过其他中介公司或擅自与业主签约的，需承担相应的违约责任，比如（2017）京0108民初16154号案件，承租方自行与业主签约，被中介公司一纸诉状诉至法院赔偿90000多元。

签约中明确是指对意向房屋基本情况、双方权利义务、违约责任及争议解决等做出详尽的约定。

首先，基本信息包含两个方面：签约双方的姓名/名称、地址及联系方式，便于后期文书的送达；承租房屋的地址、面积、用途、产权证号是否与房本一致，产权是否共有，是否有抵押，是否属于转租，尤其共有/转租备件是否齐全、真实会影响合同效力。如·（2015）阿民初字第83号案件：出租方隐瞒其他共有权人擅自签约，共有人阻止合同继续履行，双方由此产生诉讼，承租方行使撤销权致使合同无效。租期、免租期的起止时间，涉及租金支付时间的起算点，预期违约的认定以及期满合同终止承租方腾房时间，对于未约定租期的合同，依据不定期租赁，出租方可行使任意解除权，承租方利益此时无法受到法律有效地保护，如（2019）川08民终185号案件。租金押金金额，租金是否含税，是否开票及支付方式，尤其大产权写字楼，承租方优先选择以实际使用面积计算租金，即*元/平方米/日，以免出现实际使用面积与约定面积不一致时，租金的退还可以更快速地计算，而且此种计算标准更公平。比如（2014）一中民一终字第1151号案件：承租方实际使用面积比约定面积小17.32平方米，出租方将多余租金根据约定予以退还。

其次，双方权利义务主要包含：出租方对产权真实性及合法性的保证，若房屋为法律禁止出租，会导致合同无效的法律后果，如（2013）深南法民三初字第628号案件：房屋因未取得建设工程规划许可证致使租赁合同无效。对承租房屋可用于办公，注册营业执照的保证，如（2011）沪二中民二（民）终字第403号案件：系争房屋因住宅承租方无法实现办公用途，导致合同解除；又如（2017）京0102民初1453号案件：签约后因国家政策及工商管理部门新要求致使承租方无法办理营业执照，从而无法实现承租目的，根据约定承租方主张免责解约。对交付房屋的时间，房屋设施设备及消防设施的维修与保养的保证；对物业服务设施和更换物业公司，结转已缴纳物业费的保证以及租期内转让房屋提前通知，签约后租赁备案的保证，押金退还的时间及方式。如（2018）浙0212民初1042号案件：因未在合同中约定押金返还时间，起诉之后对于押金返还的违约金及利息损失计算起算点便会受到影响，从而减少自身应得利益；承租方享有装修权利的，返还房屋时建议按现状返还，切勿轻易承诺按原状返还，对于房屋交付时状态是否留存完整的照片，视频等能证明交付时状态的证据，有时无法确定。即使留存，恢复原状的代价是否在公司预算之内以及恢复的难易程度，这些均需综合考量。如（2019）辽01民终7815号案件：承租方因未能履行恢复原状义务根据合同约定赔偿出租方经济损失20000元；承租方对于房屋地设施设备要合理使用；承租方经出租方书面同意可转租，但转租于自身关联的公司除外；明确约定相关费用金额及承担主体，签约前各项费用金额及是否结清均体现在合同中，以免房屋返还时出现责任的推卸。如（2018）京03民终14056号案件，双方在房屋交付时因未留存相关物品明细表，合同期满后，承租方返还房屋进行交接时便会出现纠纷，从而使自身卷入诉讼；对于空调，电梯的使用时间及水电电话容量，停车位的需求在签约前已与出租方达成一致的，均需写入合同，留存书面的证明；对于租期内房屋被拆迁的，承租方因此受到的损失应作出详尽的约定，出租方对此因赔偿承租方装修损失，搬迁补助，临时安置补助，停产停业补助以及应由承租方享有的其他补助，否则对于约定不明易产生纠纷，如（2018）苏05民终2557号案件：双方因对停产停业损失约定不明，最终法院根据产权方与政府签订协议，将该损失补偿于产权方。

最后，违约责任及争议解决方式。该部分主要针对签约双方违反自身义务而承担责任的约定，对承租方提前退租，承租方需要发送退租通知函及腾房交接单，否则会出现因未签署相关单据而多承担损失赔偿的后果。如（2019）苏0205民初6104号案件：因承租方及时递交退租申请以及资金申请表，比合同提前退租违约赔偿的约定减少了一个月租金与免租期的费用；此外，违约程度是否达到守约方可行使单方解除权的情形，违约金计算起算点和计算标准以及合同效力，履行中产生争议该如何解决均需明确约定。

签后备案是指合同签署后，出租方应按照国家及地方法律法规的规定办理房屋租赁登记备案，备案有助于承租方对抗第三人，保证自身承租方权益实现。